Au sein de notre cabinet d’avocats à Toulouse, nous observons une évolution marquante dans la gestion des associations : l’émergence des assemblées générales hybrides. Largement utilisé pendant l’épidémie de COVID-19, ce format, qui combine participation en personne et à distance via visioconférence, s’est progressivement imposé dans le secteur associatif.
Il offre l’opportunité de fusionner les atouts des réunions physiques et numériques, répondant ainsi aux besoins d’accessibilité, de flexibilité et de modernisation.
Mais quels sont les enjeux et contraintes juridiques liés à ce « tournant numérique » pour les associations?
Maître Cabrol, avocat en droit des associations à Toulouse vous éclaire.
Les différents types d’assemblées générales dans les associations
Non explicitement imposées par la loi de 1901 relative au contrat d’association, les assemblées générales jouent pourtant un rôle crucial dans la vie et la gestion d’une association. Elles réunissent l’ensemble des membres et constituent le moment clé pour prendre des décisions importantes concernant son fonctionnement.
Deux types d’assemblées générales coexistent :
Assemblées générales ordinaires
Elles sont généralement convoquées une fois par an pour organiser la gestion continue et aborder les sujets liés aux moments forts de la vie de l’association au cours de l’exercice passé (approbation des comptes, vote du budget prévisionnel, communication des rapports annuels, fixation des objectifs…).
Assemblées générales extraordinaires
Concernent la prise de décision ponctuelle ou d’une importance particulière (modification des statuts de l’association, dissolution de l’association).
Règles de vote pour les Assemblées générales
- Assemblées générales ordinaires : La majorité requise est généralement la majorité simple ou relative.
- Assemblées générales extraordinaires : Les statuts requièrent souvent une majorité dite « qualifiée », voire l’unanimité pour certaines décisions d’importance capitale.
Les avantages des assemblées générales hybrides pour les associations
Le modèle hybride permet d’allier :
- Présence physique : Une partie des participants assiste à l’assemblée dans un lieu défini, comme une salle de réunion ou un auditorium.
- Participation à distance : Les autres membres peuvent se connecter à l’assemblée via une plateforme en ligne (Zoom, Teams, etc.) pour suivre les débats et voter, souvent en temps réel.
Le recours aux assemblées générales hybrides présente plusieurs avantages pour les associations, notamment sur le plan organisationnel et pratique :
Accessibilité accrue
Permet à un plus grand nombre de membres de participer, y compris ceux éloignés géographiquement ou dans l’incapacité de se déplacer.
Flexibilité et gain de temps
Les membres peuvent participer à distance, offrant ainsi une plus grande flexibilité en termes de temps et de lieu.
Réduction des coûts
Diminue les frais liés à l’organisation physique d’une réunion (location de salle, déplacements des membres, etc.).
Continuité et résilience
Offre une résilience face aux imprévus (conditions sanitaires, grèves, événements imprévus).
Modernisation et innovation
Témoin d’une volonté d’adaptation aux nouvelles technologies et aux attentes des membres plus jeunes et connectés.
Renforcement de la transparence
Les outils numériques utilisés permettent souvent un suivi plus précis des votes et des interventions, renforçant la transparence des décisions prises.
Amélioration de la participation
Certains membres hésitent à participer à une assemblée traditionnelle, mais la possibilité de se connecter à distance et de participer à une discussion en ligne favorise une plus grande implication et des débats plus ouverts.
En résumé, les assemblées générales hybrides permettent de combiner les avantages de la participation physique avec ceux du numérique et du distanciel, offrant ainsi plus d’opportunités d’engagement tout en optimisant l’organisation et la gestion des réunions dans les associations.
Les exigences légales pour organiser une assemblée générale hybride
La possibilité de tenir des assemblées générales à distance ou en hybride n’est pas une nouveauté, mais elle a été renforcée par certaines lois récentes, notamment dans le contexte de la crise sanitaire du COVID-19.
Bien que l’article 5 de la loi de 1901 ne prévoit pas explicitement la tenue d’assemblées générales à distance, le législateur et les pratiques associatives ont évolué pour permettre cette organisation.
Trois textes législatifs s’intéressent particulièrement à cette question :
Loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 (loi d’urgence COVID-19)
A autorisé temporairement la tenue de réunions par visioconférence pour les assemblées générales.
Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 (mise en place des Assemblées Générales à distance pendant la crise)
Permet aux associations de recourir aux assemblées générales par visioconférence sans modifier leurs statuts.
Loi n° 2021-1109 du 24 août 2021
Permet aux associations de prévoir dans leurs statuts la possibilité d’organiser des assemblées générales en visioconférence ou hybride.
L’article premier de cette loi a permis aux associations d’opter pour des assemblées générales à distance sans que cela constitue une dérogation aux principes de fonctionnement habituels, sous réserve que cela soit prévu dans les statuts.
Ainsi, en dehors de la période d’exception de la pandémie de COVID-19, le législateur impose que la possibilité d’une Assemblée Générale hybride soit explicitement prévue dans les statuts.
A défaut il faut procéder à une modification de statuts voire également à des modifications du règlement Intérieur.
Dans notre cabinet d’avocats à Toulouse, nous accompagnons les associations souhaitant intégrer cette évolution dans leurs statuts ou leur règlement intérieur.
Conseils pratiques pour réussir votre assemblée générale hybride
Choix d’un bon système pour les votes
Le système choisi doit permettre aux membres de voter de manière sécurisée et confidentielle.
Vérification de l’identité des participants
Le système doit permettre de vérifier l’identité des participants et garantir une gestion précise de la feuille d’émargement.
Coordination entre les membres présents physiquement et à distance
Il est important de favoriser l’engagement des participants physiques et virtuels en mettant en place un dispositif de prise de parole adapté.
Ces modalités n’ont pas à être prévues dans les statuts, seul le principe du modèle hybride doit l’être et décrit dans ses grandes lignes. Les associations peuvent préciser ces modalités pratiques dans leur règlement intérieur.
En intégrant ces innovations, les associations peuvent envisager une gouvernance modernisée, plus inclusive et réactive aux enjeux contemporains, plus démocratique aussi.
Une intervention du législateur serait toutefois bienvenue afin de préciser l’articulation entre les
dispositions statutaires et celles issues des règlements intérieurs des associations et afin d’harmoniser les différentes pratiques.
Un cabinet d’avocats à Toulouse pour sécuriser vos assemblées hybrides
La mise en place d’assemblées générales hybrides implique plusieurs considérations juridiques, notamment en ce qui concerne les statuts de l’association. Concernant ces questions et bien au-delà, Maître Cabrol, avocat spécialisé, sécurise toute démarche réalisée par les associations en s’assurant que tous les aspects légaux sont respectés. Notre cabinet d’avocats à Toulouse, fort de son expertise en droit des associations, est à votre disposition pour vous accompagner.
📞 Vous souhaitez moderniser le fonctionnement de votre association, prendre un conseil juridique, vous porter partie civile, ou intenter une action en justice ? Contactez notre cabinet d’avocats à Toulouse pour un accompagnement personnalisé.